Welcome kits – Bí quyết onboarding chuyên nghiệp & Top set quà tặng nhân viên mới

Có một nghiên cứu chỉ ra rằng, những doanh nghiệp sở hữu quy trình onboarding (tiếp nhận nhân sự) chuyên nghiệp có thể tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên lên đến 82%. Ngày đầu tiên đi làm luôn đi kèm với sự bỡ ngỡ và lo lắng. Chính lúc này, một bộ welcome kits được đặt ngay ngắn trên bàn làm việc không chỉ là món quà, mà còn là “điểm chạm” cảm xúc đầu tiên tuyệt vời. Việc chuẩn bị quà tặng nhân viên mới đã trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược marketing nội bộ của các doanh nghiệp hiện đại.

Welcome Kit là gì?

Welcome kit (hay còn gọi là onboarding kit, joining kit) là bộ quà tặng được doanh nghiệp chuẩn bị sẵn dành riêng cho nhân sự mới trong ngày đầu tiên họ chính thức nhận việc. 

Trải nghiệm onboarding hoàn hảo bắt đầu từ những bộ quà tặng tinh tế

Khác với quà tặng nhân viên thông thường vốn thường mang tính chất khen thưởng hoặc tri ân theo sự kiện, welcome kits có ba đặc điểm riêng biệt: gắn liền với thời điểm cụ thể là ngày onboarding, mang đậm dấu ấn nhận diện thương hiệu của công ty, và có thể được cá nhân hóa theo tên hoặc vị trí của từng nhân sự. Nhờ vậy, một bộ quà tặng welcome kits không chỉ đơn thuần là món đồ sử dụng mà còn là lời chào mừng đầu tiên, thể hiện sự chu đáo của doanh nghiệp dành cho thành viên mới. 

Vì sao doanh nghiệp nên đầu tư quà tặng nhân viên mới?

Đầu tư vào quà tặng welcome kits là khoản đầu tư thông minh cho nguồn nhân lực lâu dài

Đầu tư cho welcome kits không phải là khoản chi phí phát sinh dư thừa mà là một khoản đầu tư mang lại giá trị cả trước mắt lẫn lâu dài cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do cụ thể giải thích vì sao ngày càng nhiều công ty đưa hạng mục này vào quy trình tuyển dụng chính thức của mình 

Tăng tỷ lệ giữ chân nhân sự lên đến 82%

Nghiên cứu đã chỉ ra rằng một quy trình onboarding tốt có thể giúp doanh nghiệp giữ chân nhân viên lên đến 82%. Về mặt tâm lý, khi bước vào một môi trường xa lạ, việc nhận được một bộ quà tặng được đặt ngay ngắn trên bàn làm việc sẽ giúp nhân sự cảm thấy bản thân được chào đón và trân trọng. Cảm xúc tích cực này sẽ xóa bỏ rào cản tâm lý, giúp họ an tâm cống hiến. 

Xây dựng Employer Branding (Thương hiệu nhà tuyển dụng) “0 đồng”

Trong thời đại mạng xã hội phát triển, xu hướng “khoe” niềm vui ngày đầu đi làm rất phổ biến. Khi nhận được bộ quà tặng welcome kits đẹp mắt, nhân viên sẽ tự hào chụp ảnh và chia sẻ lên LinkedIn, Facebook. Đây là cách truyền thông nội bộ và quảng bá thương hiệu nhà tuyển dụng ra bên ngoài một cách tự nhiên, chân thực và hoàn toàn miễn phí.

Truyền tải văn hóa doanh nghiệp một cách tinh tế

Một bộ kit không chỉ là đồ vật vô tri mà là đại sứ truyền tải văn hóa. Thông qua màu sắc chủ đạo, logo sắc nét hay những thông điệp được in ấn tỉ mỉ trên từng món quà, nhân viên mới sẽ nhanh chóng “bắt sóng” được tinh thần, giá trị cốt lõi mà công ty hướng tới. 

Tạo động lực và sự chuyên nghiệp

Việc công ty trang bị sẵn sàng các công cụ làm việc ngay từ ngày đầu tiên thể hiện sự chuyên nghiệp tuyệt đối. Nhân viên không phải chật vật tìm kiếm hay yêu cầu cấp phát từng món đồ lắt nhắt, từ đó bắt nhịp nhanh chóng vào công việc với một thái độ đầy hứng khởi. 

Một bộ Welcome kits thường gồm những gì?

Khám phá những mảnh ghép tạo nên một hộp quà onboarding tiêu chuẩn

Tùy thuộc vào ngân sách cũng như tính chất công việc mà mỗi công ty sẽ có cách phối hợp quà tặng khác nhau. Tuy nhiên, để tạo nên một set quà tặng nhân viên mới, các chuyên gia HR thường kết hợp các nhóm sản phẩm sau:

Nhóm văn phòng phẩm thiết yếu 

Sổ tay doanh nghiệp và bút ký là hai vật dụng cơ bản nhưng chưa bao giờ lỗi thời. Chúng hỗ trợ đắc lực cho nhân sự trong việc ghi chép thông tin quan trọng, quy định công ty trong suốt quá trình tham gia các buổi đào tạo nội bộ. 

Nhóm quà tặng nhận diện thương hiệu 

Đây là nhóm vật phẩm bắt buộc phải có để xây dựng tinh thần đồng đội. Một chiếc áo đồng phục hay dây đeo thẻ in logo giúp nhân viên mới xóa bỏ ranh giới của “người ngoài”, cảm thấy mình thực sự thuộc về và hòa nhập vào tập thể chung. 

Giúp nhân viên cảm thấy mình thực sự thuộc về tập thể.

Nhóm quà tặng Lifestyle 

Mang tính ứng dụng cực cao, những vật dụng như bình giữ nhiệt, cốc sứ uống nước hay túi vải Tote sẽ được nhân viên sử dụng hàng ngày tại văn phòng. Chúng vừa bảo vệ sức khỏe nhân sự, vừa giúp hình ảnh thương hiệu hiện diện ở mọi ngóc ngách. 

Nhóm quà tặng công nghệ

Nếu công ty của bạn thuộc lĩnh vực IT, Startup hoặc có đông đảo nhân sự Gen Z năng động, nhóm quà tặng công nghệ chính là điểm nhấn hoàn hảo. Các sản phẩm này không chỉ hỗ trợ trực tiếp cho tiến độ công việc mà còn mang lại cảm giác hiện đại, “bắt trend”. 

Nhóm quà tặng cá nhân hóa 

Để bộ welcome kits thực sự chạm đến trái tim, đừng quên những chi tiết cá nhân hóa. Một tấm thiệp chào mừng viết tay ghi tên riêng của nhân sự hoặc chiếc bình nước khắc tên sẽ làm tăng giá trị cảm xúc lên gấp nhiều lần.

Gợi ý 5 mẫu Welcome Kits dẫn đầu xu hướng 

Nếu bạn đang tìm kiếm ý tưởng để setup quà tặng cho đợt tuyển dụng sắp tới, hãy tham khảo ngay 5 concept đang được ưa chuộng nhất: 

Set Welcome Kit “Office Standard” – Tiện dụng & Chuyên nghiệp

Mẫu set này gồm sổ tay bìa cứng, bút ký kim loại và bình giữ nhiệt, tất cả đều được đồng bộ in logo theo bộ nhận diện thương hiệu. Điểm mạnh của set “Office Standard” nằm ở tính ứng dụng cao trong công việc văn phòng hàng ngày, từ ghi chép trong các buổi họp, đào tạo cho đến sử dụng bình giữ nhiệt suốt cả ngày làm việc. 

Nhờ thiết kế trung tính, dễ phối màu, mẫu set này phù hợp với đa số doanh nghiệp thuộc lĩnh vực tài chính, ngân hàng, bảo hiểm hay các tập đoàn có văn hóa làm việc thiên về sự chỉn chu, chuyên nghiệp. 

Set Welcome Kit “Eco-Friendly” – Lan tỏa giá trị xanh

Set quà “Eco-Friendly” được xây dựng từ các chất liệu thân thiện với môi trường như sổ tay giấy tái chế, túi vải canvas không dệt và bình nước làm từ tre hoặc thủy tinh. Ngoài công năng sử dụng hàng ngày, mẫu set này còn mang một thông điệp rõ ràng: doanh nghiệp coi trọng phát triển bền vững và mong muốn nhân sự mới cùng chia sẻ giá trị đó ngay từ ngày đầu gia nhập. 

Đây là lựa chọn phù hợp với các công ty hoạt động trong lĩnh vực môi trường, giáo dục, hoặc bất kỳ doanh nghiệp nào muốn xây dựng hình ảnh thương hiệu gắn với lối sống xanh. 

Set Welcome Kit “Startup Tech” – Đậm chất công nghệ

Với các sản phẩm như chuột không dây, lót chuột và sạc dự phòng in logo, set “Startup Tech” mang đến cảm giác hiện đại, gọn nhẹ và rất “đúng gu” với môi trường làm việc năng động. Những món quà công nghệ này không chỉ hữu ích cho công việc mà còn dễ dàng xuất hiện trên bàn làm việc mỗi ngày, giúp hình ảnh thương hiệu được ghi nhớ một cách tự nhiên. 

Mẫu set này đặc biệt phù hợp với các công ty phần mềm, agency marketing, hoặc đội ngũ nhân sự trẻ, phần lớn là Gen Z ưa thích sự tiện lợi và công nghệ. 

Set Welcome Kit “Care & Relax”- Chăm sóc sức khỏe

Set “Care & Relax” tập trung vào yếu tố chăm sóc sức khỏe và sự thoải mái cho nhân sự, với các sản phẩm như gối cổ chữ U, bịt mắt ngủ và bình nước cá nhân. Đây là mẫu set lý tưởng cho những vị trí thường xuyên di chuyển, công tác xa hoặc phải làm thêm giờ, chẳng hạn như nhân sự ngành logistic, du lịch hoặc kinh doanh. 

Việc lựa chọn set quà thiên về sức khỏe cũng là cách doanh nghiệp truyền tải thông điệp quan tâm đến đời sống cá nhân của nhân viên, không chỉ dừng lại ở hiệu suất công việc. 

Set Welcome Kit “Premium” – Khẳng định đẳng cấp

Set “Premium” được đầu tư kỹ lưỡng hơn về chất liệu và thiết kế, bao gồm bút ký cao cấp (như dòng Parker), sổ da bìa cứng khắc tên và ví đựng namecard. Đây là mẫu welcome kit dành riêng cho onboarding cấp quản lý, chuyên gia hoặc nhân sự cấp cao, nơi mỗi chi tiết đều cần thể hiện sự tinh tế và đẳng cấp thay vì chỉ đơn thuần là công cụ làm việc. 

Một set quà cao cấp ngay từ ngày đầu gia nhập không chỉ tạo cảm giác được trân trọng mà còn góp phần khẳng định vị thế thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp trong mắt nhân sự cấp cao. 

Cách chọn Welcome kits phù hợp với ngân sách và văn hóa doanh nghiệp

Phòng nhân sự lên phương án chuẩn bị welcome kit theo từng đợt tuyển dụng

Để việc chuẩn bị quà tặng nhân viên mới thực sự hiệu quả mà không gây áp lực lên ngân sách, phòng nhân sự có thể tham khảo một số lưu ý sau:

• Xác định số lượng và thời điểm nhân sự gia nhập theo đợt hoặc theo quý để chủ động đặt hàng thay vì đặt lắt nhắt từng bộ
• Ưu tiên vật phẩm dùng được hàng ngày, phù hợp với mọi đối tượng nhân sự thay vì những món đồ quá cá nhân, kén người dùng
• Đồng bộ theo bộ nhận diện thương hiệu về logo, màu sắc và thông điệp để đảm bảo tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp
• Không quên chuẩn bị thư hoặc thiệp chào mừng đi kèm để tạo hiệu ứng cảm xúc trọn vẹn hơn cho bộ quà
• Làm việc với đơn vị có thể đảm nhận trọn vẹn khâu sản xuất, in ấn và đóng gói để tiết kiệm thời gian phối hợp nhiều nhà cung cấp

>>>CÓ THỂ BẠN MUỐN BIẾT: Top 20+ món quà tặng in logo xu hướng hiện nay

Đặt Welcome Kits ở đâu uy tín, đúng tiến độ?

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp set quà tặng nhân viên mới vừa thẩm mỹ, vừa chất lượng với giá cả cạnh tranh, iGIFT chính là một trong những lựa chọn đáng cân nhắc:

• Hỗ trợ tư vấn thiết kế set quà bám sát  brand guideline riêng của từng doanh nghiệp
• Hệ sinh thái sản phẩm đa dạng, từ balo, áo thun, bình giữ nhiệt đến sổ tay đều có sẵn tại iGIFT
• In logo sắc nét trên nhiều chất liệu khác nhau
• Đáp ứng linh hoạt nhiều mức ngân sách và số lượng đặt hàng
• Dịch vụ trọn gói từ A-Z: lên ý tưởng, sản xuất, đóng gói hộp quà hoàn chỉnh đến giao hàng tận tay, giúp phòng HR không phải lo lắng về khâu vận hành

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có kế hoạch chuẩn bị welcome kits cho đợt tuyển dụng sắp tới, đừng ngần ngại liên hệ với iGIFT để được tư vấn phương án phù hợp với ngân sách và văn hóa công ty.

Lời kết

Welcome kits không đơn thuần là một bộ quà tặng, mà là lời chào mừng đầu tiên và cũng là cách doanh nghiệp thể hiện sự trân trọng dành cho mỗi nhân sự mới. Một set quà tặng nhân viên mới được chuẩn bị chỉn chu, đúng văn hóa và ngân sách không chỉ giúp xóa tan bỡ ngỡ trong ngày đầu đi làm mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, gắn kết lâu dài giữa nhân sự và tổ chức. 

Liên hệ ngay với iGIFT để được tư vấn và nhận mẫu thiết kế Welcome Kit độc quyền cho doanh nghiệp của bạn!