Quản lý rủi ro trong sản xuất quà tặng in logo số lượng lớn tại iGIFT

Thực trạng: Khi “mùa quà tặng” trở thành cuộc đua với rủi ro

Mỗi dịp cuối năm, thị trường quà tặng doanh nghiệp lại trở nên sôi động hơn bao giờ hết. Hàng nghìn đơn hàng được đặt cùng lúc – từ những bộ quà Tết, quà tri ân khách hàng cho đến quà sự kiện ra mắt thương hiệu.
Tuy nhiên, phía sau không khí nhộn nhịp ấy lại là một áp lực lớn trong khâu sản xuất: hàng cần nhanh, cần đẹp, nhưng phải chuẩn tuyệt đối về chất lượng, màu sắc, bao bì và thương hiệu.

Rất nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng “vỡ trận”:

Mẫu in lệch màu so với thiết kế ban đầu.
Font chữ hoặc logo sai tỉ lệ thương hiệu.
Sản phẩm thiếu kiểm tra, trầy xước, đóng gói lộn xộn.
Giao hàng chậm khiến chiến dịch marketing bị trễ tiến độ.

Và chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hình ảnh thương hiệu bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Vậy câu hỏi đặt ra là: Làm sao để kiểm soát rủi ro khi sản xuất quà tặng số lượng lớn, đặc biệt trong mùa cao điểm?

Câu trả lời nằm ở hệ thống quản lý chất lượng và quy trình sản xuất chuyên nghiệp, mà những đơn vị tiên phong như iGIFT đã và đang triển khai.

Bản chất của rủi ro trong ngành quà tặng doanh nghiệp

Rủi ro không chỉ đến từ khâu sản xuất. Nó xuất hiện xuyên suốt toàn bộ chuỗi cung ứng — từ khi nhận brief khách hàng, thiết kế, chọn nguyên vật liệu, in ấn, đóng gói đến vận chuyển.

Nhìn tổng thể, có thể chia rủi ro trong ngành quà tặng ra 3 nhóm chính:

a. Rủi ro kỹ thuật

Bao gồm các lỗi thường gặp như:

Lệch màu in, sai hệ màu (CMYK – RGB).
Sai font, kích thước logo, bố cục thiết kế.
Lỗi khắc laser, mờ chữ, sai vị trí in.

Các lỗi này thường đến từ thiếu quy trình duyệt mẫu – test in – sản xuất.

b. Rủi ro vận hành

Phát sinh do thiếu nhân lực, kiểm hàng sơ sài hoặc không có tiêu chuẩn thống nhất.

Ví dụ: cùng một lô sản phẩm, nhưng 10% bị lỗi nhẹ, 5% trầy xước, 2% dính bụi hoặc sai tem dán.

Khi sản lượng hàng lên đến vài nghìn món, một lỗi nhỏ lặp lại có thể trở thành vấn đề lớn cho thương hiệu nhận quà.

c. Rủi ro tiến độ

Nguy hiểm nhất chính là trễ thời gian giao hàng.

Do khâu in ấn bị gián đoạn, nguyên liệu nhập về chậm, hoặc nhà cung cấp không đủ công suất.

Một chiến dịch ra mắt sản phẩm hay chương trình tri ân khách hàng bị chậm chỉ 2 ngày có thể khiến doanh nghiệp mất cơ hội truyền thông hàng trăm triệu đồng.

Nguyên nhân cốt lõi: Vì sao doanh nghiệp dễ gặp lỗi khi đặt hàng số lượng lớn

Không có quy trình quản lý chất lượng thống nhất (QA/QC):

Nhiều nhà xưởng nhỏ hoạt động theo kiểu thủ công, không có tiêu chuẩn kiểm hàng 3 bước hoặc checklist kiểm tra rõ ràng.

Thiếu giai đoạn “mẫu duyệt sản xuất” (Sample Approval):

Khách hàng chỉ duyệt file thiết kế, nhưng không được xem sản phẩm mẫu thật trước khi sản xuất đại trà.
Khi nhận hàng mới phát hiện “logo sai 1mm”, “màu nhạt hơn trên màn hình”.

Không có người phụ trách kiểm soát từng công đoạn:

Một xưởng có thể nhận nhiều đơn hàng cùng lúc, dẫn đến thiếu người giám sát độc lập giữa in ấn – đóng gói – vận chuyển.

Không có cam kết tiêu chuẩn thương hiệu:

Mỗi doanh nghiệp có guideline thương hiệu riêng (brand guideline), nhưng ít xưởng hiểu rõ hoặc tuân thủ nghiêm ngặt.

Giải pháp kiểm soát rủi ro toàn diện từ iGIFT

Tại iGIFT, chúng tôi hiểu rằng quà tặng doanh nghiệp không chỉ là sản phẩm – mà là hình ảnh đại diện thương hiệu.

Vì vậy, toàn bộ quy trình sản xuất tại iGIFT được thiết kế để loại bỏ rủi ro ngay từ bước đầu tiên.

Quy trình “5 lớp kiểm soát chất lượng” độc quyền tại iGIFT

Duyệt mẫu thiết kế và sản phẩm thật

Mọi dự án đều có giai đoạn sample test – iGIFT gửi khách hàng mẫu thật để duyệt màu, chất liệu, logo, bao bì.
Chỉ khi được xác nhận bằng văn bản, đơn hàng mới được đưa vào sản xuất hàng loạt.

Kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào

Đội ngũ QC kiểm định từng lô nguyên liệu: chất lượng nhựa, gỗ, kim loại, mực in, bề mặt sơn…
Chỉ những nguyên liệu đạt tiêu chuẩn mới được nhập xưởng.

Giám sát tại chuyền sản xuất

Trong suốt quá trình in, khắc, lắp ráp, QC nội bộ theo dõi và ghi nhận bằng checklist từng công đoạn.
Nếu phát hiện sai lệch dù nhỏ, sản phẩm đó được tách riêng và xử lý ngay.

Kiểm định 100% trước khi đóng gói

Mỗi sản phẩm đều được kiểm hình – kiểm màu – kiểm logo – kiểm chức năng (nếu là sản phẩm điện tử).
Các lỗi dù nhỏ cũng bị loại bỏ, đảm bảo 0% lỗi rủi ro trước khi giao khách.

Giám sát đóng gói & vận chuyển

Tất cả bao bì được in cùng mã lô sản xuất, đảm bảo đồng bộ.
Hàng được đóng gói chống sốc, chống ẩm, có tem QC xác nhận trước khi rời kho.

Những lỗi phổ biến và cách iGIFT xử lý thực tế

Lệch màu – Cách khắc phục:

iGIFT sử dụng hệ thống màu chuẩn Pantone và test in trước khi in hàng loạt.
Với sản phẩm in UV hoặc chuyển nhiệt, kỹ thuật viên luôn in “mẫu canh màu” – khách hàng duyệt trực tiếp.

Sai font hoặc logo:

Mỗi file in đều được chuyển qua bộ phận kỹ thuật – so sánh với guideline thương hiệu.
iGIFT có thư viện brand guideline riêng cho khách hàng thân thiết để đảm bảo nhất quán các đơn hàng sau.

Lỗi đóng gói, thiếu hàng:

Ứng dụng phần mềm quản lý lô hàng, đánh số theo từng mã QR.
Mỗi hộp quà đều được QC ký xác nhận – tránh tình trạng sai sót.

Trễ tiến độ:

Dự án nào vượt 3.000 sản phẩm trở lên, iGIFT tự động nhân đôi dây chuyền in/đóng gói.
Khách hàng được theo dõi tiến độ qua báo cáo sản xuất minh bạch theo ngày.

iGIFT – Giải pháp sản xuất quà tặng trọn gói cho thương hiệu lớn

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành quà tặng quảng cáo, iGIFT đã trở thành đối tác sản xuất uy tín cho nhiều tập đoàn, ngân hàng, thương hiệu FMCG, công ty bất động sản, công đoàn, tổ chức quốc tế…

Điểm khác biệt của iGIFT nằm ở việc không chỉ “sản xuất theo yêu cầu”, mà còn “tư vấn giải pháp quà tặng an toàn, tối ưu rủi ro và nâng tầm hình ảnh thương hiệu.”

Chúng tôi cam kết:

100% sản phẩm được kiểm định chất lượng trước khi giao.
Quy trình sản xuất minh bạch, có chứng từ & hình ảnh xác nhận từng công đoạn.
Tư vấn quà tặng phù hợp với chiến dịch thương hiệu và ngân sách.
Giao hàng đúng hẹn, hỗ trợ thiết kế – in ấn – đóng gói đồng bộ.

Kết luận – Kiểm soát rủi ro không phải chi phí, mà là đầu tư cho uy tín thương hiệu

Trong sản xuất quà tặng doanh nghiệp, rủi ro là điều không thể tránh, nhưng hoàn toàn có thể kiểm soát nếu có quy trình đúng, con người giỏi và hệ thống giám sát chuẩn mực.
iGIFT tự hào là đơn vị đồng hành cùng hơn 1.000 thương hiệu Việt, mang đến giải pháp quà tặng an toàn – chuẩn thương hiệu – đúng tiến độ – bền vững.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác sản xuất quà tặng số lượng lớn đáng tin cậy,

Liên hệ iGIFT ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí về quy trình kiểm soát chất lượng, thiết kế mẫu thử và kế hoạch sản xuất an toàn cho mùa quà tặng sắp tới.